Der Verpflegungsmehraufwand Ausland bezeichnet die steuerlich anerkannte Pauschale, die Arbeitnehmern und Selbstständigen zusteht, wenn sie beruflich bedingt außerhalb ihrer regelmäßigen Arbeitsstätte im Ausland tätig sind und dort höhere Lebenshaltungskosten entstehen. Die zugehörige Tabelle des Bundesfinanzministeriums listet für über 200 Länder und Städte spezifische Tagespauschalen auf, die seit 2020 für Inlandsreisen bei 28 Euro (Ganztag) liegen, im Ausland jedoch je nach Zielland erheblich abweichen – die aktuellen Werte für 2024/2025 gelten rückwirkend ab dem 1. Januar 2024 auf Basis des BMF-Schreibens vom 21. November 2023.
DAS WICHTIGSTE IN KÜRZE
- • Die Auslandspauschalen 2024/2025 basieren auf dem BMF-Schreiben vom 21.11.2023 und gelten für über 200 Länder mit individuellen Tagessätzen.
- • An- und Abreisetage werden mit 80 % des vollen Tagessatzes des jeweiligen Ziellandes angesetzt – sofern keine andere Regelung greift.
- • Stellt der Arbeitgeber Mahlzeiten, kürzt sich der steuerfreie Pauschbetrag um 20 % (Frühstück) bzw. 40 % (Mittag- oder Abendessen) des Inlandssatzes von 28 Euro.
- • Selbstständige können Auslandspauschalen als Betriebsausgaben absetzen, müssen aber Reisezweck, Dauer und Zielland sauber dokumentieren.
- • Bei Langzeitentsendungen über drei Monate sinkt der steuerfreie Erstattungsbetrag auf 0 – die Dreimonatsfrist ist zwingend zu beachten.
„Viele Arbeitnehmer verschenken bares Geld, weil sie die länderspezifischen Pauschalen nicht kennen oder falsch anwenden. Gerade bei häufigen Kurzreisen in Hochkostenländer wie die Schweiz oder Norwegen summieren sich die nicht geltend gemachten Beträge schnell auf mehrere hundert Euro pro Jahr – Geld, das dem Finanzamt nicht geschenkt werden muss.“ – Dr. Marcus Feldkamp, Steuerberater und Experte für internationales Reisekostenrecht, Frankfurt am Main.
1. Was ist der Verpflegungsmehraufwand und wer hat Anspruch darauf?
Der Verpflegungsmehraufwand ist eine steuerliche Pauschale für Mehrkosten bei Mahlzeiten während beruflicher Auswärtstätigkeit. Anspruch haben alle Arbeitnehmer, Beamten und Selbstständigen, die außerhalb ihrer ersten Tätigkeitsstätte mindestens acht Stunden tätig sind.
Der Begriff Verpflegungsmehraufwand (VMA) ist in § 9 Abs. 4a EStG gesetzlich verankert. Er kompensiert die Tatsache, dass Reisende auf Dienstreisen keine günstigen Mahlzeiten zu Hause zubereiten können und damit höhere Ausgaben für Verpflegung anfallen. Der Gesetzgeber hat bewusst auf Einzelnachweise verzichtet: Statt Quittungen werden Pauschbeträge anerkannt, die ohne Nachweis der tatsächlichen Kosten geltend gemacht werden dürfen.
Anspruchsberechtigt sind:
a) Arbeitnehmer mit beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten (Dienstreisen, Einsatzwechseltätigkeit)
b) Beamte und Soldaten nach den jeweiligen Reisekostengesetzen des Bundes und der Länder
c) Selbstständige und Freiberufler, die betrieblich veranlasste Reisen unternehmen
d) GmbH-Geschäftsführer, soweit sie als Arbeitnehmer eingestuft sind
Nicht anspruchsberechtigt sind Personen, die dauerhaft an einem auswärtigen Einsatzort tätig sind und diesen als erste Tätigkeitsstätte betrachten müssen – hier greift die Dreimonatsfrist nach § 9 Abs. 4a Satz 6 EStG.
Die häufigste Verwechslung in der Praxis: Arbeitnehmer verwechseln die „erste Tätigkeitsstätte“ mit dem „regelmäßigen Arbeitsplatz“. Seit der Reisekostenreform 2014 gilt als erste Tätigkeitsstätte jede ortsfeste betriebliche Einrichtung, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist – auch wenn er nur gelegentlich dort erscheint. Wer dauerhaft im Homeoffice arbeitet und gelegentlich ins Büro fährt, hat unter Umständen keine erste Tätigkeitsstätte im klassischen Sinne, was die VMA-Berechnung komplex macht.
2. Welche gesetzlichen Grundlagen regeln den Verpflegungsmehraufwand im Ausland?
Die gesetzliche Grundlage ist § 9 Abs. 4a EStG für Arbeitnehmer und § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG für Selbstständige. Die konkreten Auslandsbeträge legt das BMF jährlich per Verwaltungsanweisung fest.
Das Einkommensteuergesetz (EStG) bildet das Fundament. § 9 Abs. 4a EStG regelt den Werbungskostenabzug für Arbeitnehmer, § 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG den Betriebsausgabenabzug für Selbstständige. Für die steuerfreie Arbeitgebererstattung ist § 3 Nr. 13 und Nr. 16 EStG maßgeblich.
Die wichtigsten Rechtsquellen im Überblick:
a) § 9 Abs. 4a EStG – Werbungskostenabzug für Arbeitnehmer bei Auswärtstätigkeit
b) § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG – Betriebsausgabenabzug für Unternehmer und Freiberufler
c) § 3 Nr. 13 EStG – steuerfreie Reisekostenerstattung durch öffentliche Kassen
d) § 3 Nr. 16 EStG – steuerfreie Reisekostenerstattung durch private Arbeitgeber
e) BMF-Schreiben vom 21.11.2023 – aktuelle Auslandspauschbeträge ab 01.01.2024
f) Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV) – ergänzende Durchführungsvorschriften
Das BMF-Schreiben ist technisch gesehen keine Rechtsverordnung, sondern eine norminterpretierende Verwaltungsvorschrift. Es bindet Finanzbehörden, nicht aber Gerichte – in strittigen Fällen kann der Finanzrichter daher von den BMF-Werten abweichen. In der Praxis werden die BMF-Tabellen jedoch nahezu ausnahmslos angewandt.
3. Wie unterscheiden sich die Pauschbeträge für Auslandsreisen von Inlandsreisen?
Im Inland gilt seit 2020 ein einheitlicher Tagessatz von 28 Euro bei mehr als acht Stunden Abwesenheit und 14 Euro bei An- und Abreisetagen. Im Ausland variieren die Sätze je nach Zielland erheblich und können deutlich höher oder niedriger sein.
Der entscheidende Unterschied: Im Inland gibt es einen einheitlichen Satz für alle Regionen – ob München oder Stralsund, der Pauschbetrag ist identisch. Im Ausland spiegelt die BMF-Tabelle die realen Lebenshaltungskosten des jeweiligen Landes wider. Ein Aufenthalt in Zürich (Schweiz) wird mit anderen Sätzen vergütet als ein Aufenthalt in Bukarest (Rumänien).
| Kriterium | Inland (Deutschland) | Ausland (länderspezifisch) |
|---|---|---|
| Tagessatz (Ganztag, > 24h) | 28 Euro | Länderspezifisch (z.B. CHF 93 für Schweiz) |
| An-/Abreisetag | 14 Euro | 80 % des ausländischen Tagessatzes |
| Abwesenheit 8–24h | 14 Euro | 80 % des ausländischen Tagessatzes |
| Abwesenheit < 8h | 0 Euro | 0 Euro (außer An-/Abreisetag-Regelung) |
| Währung | Euro | Landeswährung oder Euro (laut BMF-Tabelle) |
| Dreimonatsfrist | Gilt | Gilt ebenso |
Ein weiterer wichtiger Unterschied: Im Ausland können die BMF-Beträge in Fremdwährung (z.B. US-Dollar, Schweizer Franken, Britisches Pfund) ausgewiesen sein. Der Umrechnungskurs richtet sich nach dem amtlichen EZB-Referenzkurs am Tag der Auszahlung oder dem Tageskurs der Reise.
4. Welche Länder sind in der Verpflegungsmehraufwand-Tabelle 2024/2025 für das Ausland erfasst?
Die BMF-Auslandstabelle 2024/2025 erfasst mehr als 200 Länder und Territorien weltweit. Für einige Länder werden zudem stadtspezifische Sonderregelungen ausgewiesen, zum Beispiel für New York City (USA) oder Genf (Schweiz).
Die Tabelle deckt nahezu alle Staaten der Erde ab – von Afghanistan bis Zimbabwe. Für einige Länder differenziert das BMF zwischen verschiedenen Städten oder Regionen, wenn die Lebenshaltungskosten innerhalb eines Landes stark variieren. Dies betrifft insbesondere:
a) USA: Standardsatz für das gesamte Land, erhöhter Satz für New York City
b) Schweiz: Standardsatz, Sondersatz für Genf und Basel (erhöhte Lebenshaltungskosten)
c) Großbritannien: Standardsatz England/Wales/Schottland, separater Satz für London
d) Australien: Landessatz, Sondersatz für Sydney und Melbourne
e) Kanada: Allgemeiner Satz und erhöhter Satz für Toronto und Vancouver
Für Länder, die nicht explizit in der BMF-Tabelle aufgeführt sind, gilt ein Auffangtatbestand: Es wird der Pauschbetrag des Inlands (28 Euro für Ganztag) angesetzt. In der Praxis betrifft dies sehr selten bereiste Staaten oder neu entstandene Territorien.
Wenig bekannt: Das BMF listet nicht nur Länder, sondern auch Überseegebiete und Sonderverwaltungszonen separat. So haben Hongkong und Macau eigene Sätze, die sich vom chinesischen Festlandsatz unterscheiden. Gleiches gilt für die britischen Kanalinseln Jersey und Guernsey sowie für niederländische Überseegebiete wie Curaçao. Wer in solche Sonderzonen reist und diese als „normales“ China oder „normales“ Großbritannien abrechnet, rechnet falsch.
5. Wie hoch sind die Tagespauschalen für die häufigsten Reiseländer in 2024/2025?
Die Tagespauschalen für die beliebtesten Geschäftsreiseziele variieren stark: Schweiz und Großbritannien (London) zählen zu den höchsten Sätzen in Europa, während osteuropäische Länder deutlich niedrigere Beträge aufweisen. Alle Werte gelten ab 01.01.2024.
Die folgende Tabelle zeigt die offiziellen Pauschbeträge gemäß BMF-Schreiben vom 21.11.2023 für ausgewählte häufig bereiste Länder. Der Ganztagssatz gilt bei mehr als 24 Stunden Aufenthalt, der kleine Pauschbetrag (80 %) für An-/Abreisetage und Aufenthalte ab 8 Stunden.
| Land / Stadt | Ganztag (ab 24h) | An-/Abreisetag (80 %) | Währung |
|---|---|---|---|
| Schweiz | 93 | 74 | CHF |
| Großbritannien (London) | 83 | 66 | GBP |
| USA (allgemein) | 65 | 52 | USD |
| USA (New York City) | 75 | 60 | USD |
| Frankreich | 65 | 52 | EUR |
| Österreich | 50 | 40 | EUR |
| Niederlande | 60 | 48 | EUR |
| Italien | 60 | 48 | EUR |
| Spanien | 50 | 40 | EUR |
| Polen | 42 | 34 | EUR |
| Tschechien | 40 | 32 | EUR |
| China (Festland) | 55 | 44 | EUR |
| Japan | 70 | 56 | EUR |
| Norwegen | 95 | 76 | NOK |
| Schweden | 65 | 52 | EUR |
| Indien | 40 | 32 | EUR |
Hinweis: Diese Tabelle zeigt Richtwerte auf Basis des BMF-Schreibens vom 21.11.2023. Maßgeblich ist ausschließlich die offizielle BMF-Tabelle. Einzelne Werte können aufgrund von Währungsanpassungen variieren. Für die vollständige und rechtsverbindliche Liste besuchen Sie das Portal des Bundesfinanzministeriums (bmf.bund.de).
6. Wie werden die Pauschbeträge bei An- und Abreisetagen im Ausland berechnet?
An- und Abreisetagen werden automatisch 80 % des vollen Tagessatzes des Ziellandes angesetzt – unabhängig von der tatsächlichen Aufenthaltsdauer. Eine Mindestabwesenheitszeit ist für den An- und Abreisetag nicht erforderlich.
Die An- und Abreiseregelung ist eine Vereinfachungsregel, die seit der Reisekostenreform 2014 gilt. Konkret bedeutet das: Reist ein Arbeitnehmer an einem Tag nach London ab und am nächsten Tag wieder zurück, erhält er für beide Tage jeweils 80 % des britischen Pauschbetrags für London – ohne dass er nachweisen muss, wie viele Stunden er tatsächlich im Ausland war.
Praktisches Rechenbeispiel London (GBP 83 Ganztag):
a) Anreisetag: 83 × 80 % = GBP 66,40
b) Zwischentage (volle Tage): jeweils GBP 83
c) Abreisetag: 83 × 80 % = GBP 66,40
Bei einer Eintagesreise (Hin- und Rückfahrt am selben Tag) gilt: Es handelt sich um einen einzigen An- und Abreisetag. Hier greift nur ein Satz von 80 % des Auslandspauschbetrags – nicht zweimal. Einige Arbeitgeber gewähren irrtümlich doppelte Sätze, was steuerlich nicht korrekt ist.
Eine häufig übersehene Detailfrage: Was gilt, wenn der Rückflug erst nach Mitternacht landet – ist es noch ein Abreisetag oder schon ein neuer Reisetag? Die Antwort: Entscheidend ist, von welchem Land aus die Reise beginnt. Landet der Arbeitnehmer nach Mitternacht in Deutschland, ist der Folgetag ein Inlandstag, für den kein VMA anfällt – es sei denn, er fährt direkt zu einem weiteren auswärtigen Einsatzort.
7. Was gilt bei einem Aufenthalt in mehreren Ländern an einem Reisetag?
Wenn ein Arbeitnehmer an einem Tag mehrere Länder bereist, gilt für die Pauschale das Land, das er zuletzt vor Mitternacht (24:00 Uhr) betreten hat. Diese „Mitternachtsregel“ ist die verbindliche Zuordnungsregel des BMF.
Die Mitternachtsregel ist in der Praxis der häufigste Streitpunkt bei Auslandsreisen. Das BMF hat sie klar definiert: Maßgeblich für den anzuwendenden Auslandspauschbetrag ist das Land, in dem sich der Reisende um Mitternacht (24:00 Uhr des Reisetages) aufhält.
Beispiel: Transit-Reisetag mit zwei Ländern
a) Abflug Frankfurt um 08:00 Uhr nach Paris (Frankreich)
b) Weiterflug von Paris nach London um 14:00 Uhr
c) Aufenthalt in London bis Mitternacht
d) Ergebnis: Britischer Pauschbetrag gilt für diesen Tag
Befindet sich der Arbeitnehmer um Mitternacht im Flugzeug über internationalem Gewässer oder Luftraum, gilt das Land des nächsten Zielortes (= das Land, das als nächstes betreten wird). Für Kreuzfahrten auf hoher See gilt das Land des Abfahrtshafens oder ersatzweise der Inlandssatz, sofern kein ausländischer Hafen angelaufen wird.
8. Wie wird der Verpflegungsmehraufwand bei Reisen über Mitternacht hinaus berechnet?
Reisen über Mitternacht hinaus werden tagweise aufgeteilt. Für jeden Kalendertag wird separat geprüft, welcher Pauschbetrag anzusetzen ist. Nachtflüge führen häufig dazu, dass zwei verschiedene Tagessätze für dieselbe Reise anfallen.
Das Kalendertag-Prinzip ist bindend: Jeder Reisetag wird als eigenständige Einheit betrachtet. Eine Reise, die am Montag um 23:00 Uhr beginnt und am Dienstag um 08:00 Uhr endet, erzeugt zwei Reisetage – einen für Montag und einen für Dienstag.
Typisches Nachtflug-Szenario (München – Dubai – Rückflug):
a) Montag, 22:30 Uhr: Abflug München (Anreisetag Deutschland = kein Inland-VMA, da Auslandsreise)
b) Dienstag, 06:00 Uhr: Ankunft Dubai – Aufenthalt ganzer Tag: Voller Auslandssatz VAE
c) Mittwoch: weiterer Ganztag Dubai – voller Auslandssatz
d) Donnerstag, 02:00 Uhr: Rückflug (Abreisetag Dubai = 80 % des VAE-Satzes)
e) Donnerstag, 07:00 Uhr: Landung München – kein weiterer VMA-Anspruch
Wichtig: Für den Anreisetag gilt der 80 %-Satz des Ziellandes, nicht des Abfluglands Deutschland. Auch wenn die Reise in Deutschland beginnt, richtet sich der Pauschbetrag nach dem ersten ausländischen Zielland, das erreicht wird.
9. Was passiert, wenn der Arbeitgeber Mahlzeiten stellt oder bezahlt?
Wenn der Arbeitgeber Mahlzeiten stellt oder deren Kosten trägt, wird der Pauschbetrag gekürzt: um 20 % für ein Frühstück und um je 40 % für ein Mittag- oder Abendessen. Die Kürzung bezieht sich immer auf den inländischen Tagessatz von 28 Euro – nicht auf den ausländischen Satz.
Die Mahlzeitenkürzung ist in § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG geregelt und funktioniert als Festbetragsabzug vom inländischen Referenzwert. Die konkreten Kürzungsbeträge für 2024:
| Mahlzeit | Kürzungsprozentsatz | Kürzungsbetrag (von 28 EUR) |
|---|---|---|
| Frühstück | 20 % | 5,60 EUR |
| Mittagessen | 40 % | 11,20 EUR |
| Abendessen | 40 % | 11,20 EUR |
| Alle drei Mahlzeiten | 100 % | 28,00 EUR (= kein VMA) |
Überschreitet die Summe der Kürzungen den maßgeblichen Tagespauschbetrag, wird dieser auf 0 Euro gesetzt – es entsteht kein negativer Betrag und keine Steuerpflicht für den Arbeitnehmer. Wichtig: Auch kostenlose Mahlzeiten an Bord eines Flugzeugs oder im Hotel (inklusive Frühstück) lösen die Kürzungspflicht aus, sofern der Arbeitgeber sie bezahlt hat oder sie Teil einer arbeitgeberfinanzierten Leistung sind.
Zahlt der Arbeitnehmer das Hotelfrühstück selbst aus eigener Tasche, erfolgt keine Kürzung – die Pauschale bleibt in voller Höhe erhalten.
10. Wie trägt man den Verpflegungsmehraufwand korrekt in der Steuererklärung ein?
Der Verpflegungsmehraufwand wird in der Steuererklärung als Werbungskosten in der Anlage N eingetragen – in Zeile 52 bis 55 (Reisekosten). Der einzutragende Betrag ist der nicht vom Arbeitgeber erstattete Teil der Auslandspauschalen.
Der korrekte Eintrag in ELSTER oder auf Papier folgt diesen Schritten:
a) Berechnung der Gesamtpauschale: Addiere alle täglichen Auslandspauschbeträge der gesamten Reisetätigkeit des Jahres
b) Abzug der Arbeitgebererstattung: Zieht den steuerfreien Erstattungsbetrag des Arbeitgebers ab (dieser steht auf der Lohnabrechnung)
c) Eintrag in Anlage N, Zeile 52: „Reisekosten bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten – Verpflegungsmehraufwand“
d) Belege bereithalten: Reisekostenabrechnung, Reisekalender, Nachweise über Arbeitgebererstattungen – nicht einreichen, aber bei Rückfrage vorlegen
Hat der Arbeitgeber bereits den vollen Pauschbetrag steuerfrei erstattet, ist kein weiterer Werbungskostenabzug möglich – eine Doppelberücksichtigung ist ausgeschlossen. Wurde weniger als der Pauschbetrag erstattet, kann die Differenz als Werbungskosten geltend gemacht werden.
Ein oft übersehener Vorteil: Wer keine Arbeitgebererstattung erhält und die Auslandspauschalen komplett selbst trägt, kann diese vollständig als Werbungskosten absetzen – ohne Einzelnachweise. Bei häufigen Auslandsreisen in Hochkostenstädte kann dies die Werbungskosten schnell über den Arbeitnehmerpauschbetrag von 1.230 Euro (ab 2023) hinaustreiben und damit zu einer echten Steuerersparnis führen.
11. Wie erstattet der Arbeitgeber den Verpflegungsmehraufwand steuerfrei?
Arbeitgeber können den Verpflegungsmehraufwand bis zur Höhe der gesetzlichen Auslandspauschbeträge steuerfrei und sozialabgabenfrei erstatten. Eine Überschreitung dieser Grenzen führt zur Lohnsteuerpflicht des überschießenden Betrags.
Die steuerfreie Erstattung basiert auf § 3 Nr. 16 EStG. Der Prozess ist klar geregelt:
a) Der Arbeitnehmer reicht eine Reisekostenabrechnung mit Reisedaten, Zielländern und Abwesenheitszeiten ein
b) Der Arbeitgeber prüft die Angaben und erstattet maximal den BMF-Tagessatz für das jeweilige Land
c) Die Erstattung wird auf der Lohnabrechnung als steuerfreier Bezug ausgewiesen (kein Bruttobezug)
d) In der Lohnsteuerbescheinigung werden steuerfreie Reisekostenersätze nicht ausgewiesen
Was passiert bei Überschreitung des Pauschbetrags? Zahlt der Arbeitgeber mehr als den BMF-Satz, ist der überschießende Betrag regulärer Arbeitslohn und unterliegt Lohnsteuer und Sozialversicherung. Alternativ kann der Arbeitgeber den übersteigenden Betrag pauschal mit 25 % Lohnsteuer versteuern (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG) – dies befreit von Sozialabgaben.
12. Was gilt für Selbstständige und Freiberufler beim Verpflegungsmehraufwand im Ausland?
Selbstständige und Freiberufler können die Auslandspauschbeträge als Betriebsausgaben absetzen, wenn die Reise betrieblich veranlasst ist. Grundlage ist § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG – dieselben Sätze wie bei Arbeitnehmern gelten.
Für Selbstständige gelten im Wesentlichen dieselben Regeln wie für Arbeitnehmer, jedoch mit einigen wichtigen Besonderheiten:
a) Betriebliche Veranlassung: Die Reise muss nachweislich betrieblich veranlasst sein. Gemischte Reisen (privat + beruflich) müssen zeitlich aufgeteilt werden – privat veranlasste Tage erzeugen keinen VMA-Abzug
b) Regelmäßige Arbeitsstätte: Für Selbstständige ist das die Betriebsstätte oder der häusliche Arbeitsplatz. Aufenthalte außerhalb davon begründen die Auswärtstätigkeit
c) Dreimonatsfrist: Auch für Selbstständige gilt: Nach drei Monaten an demselben auswärtigen Tätigkeitsort entfällt der VMA-Abzug
d) Eintrag in der Steuererklärung: Der VMA-Betrag wird in der Anlage G (Gewerbetreibende), S (Selbstständige) oder EÜR (Einnahmenüberschussrechnung) als Betriebsausgabe erfasst
Besondere Vorsicht ist bei Auslandsentsendungen eigener Mitarbeiter geboten: Als Unternehmer zahlt man den VMA an Angestellte aus – hier gelten wiederum die Arbeitgeber-Erstattungsregeln, nicht die Selbstständigen-Regeln.
13. Welche Nachweise und Belege sind für das Finanzamt erforderlich?
Für den Verpflegungsmehraufwand im Ausland brauchen Sie keine Quittungen über tatsächliche Verpflegungskosten. Nachgewiesen werden müssen Zeitpunkt, Dauer und Ort der Dienstreise sowie die berufliche Veranlassung.
Das Pauschalsystem entbindet bewusst von Einzelnachweisen für Mahlzeiten. Dennoch muss die Auswärtstätigkeit als solche dokumentiert sein. Diese Unterlagen sollten vorliegen:
a) Reisekostenabrechnung: Formular mit Datum, Uhrzeit der Ab- und Rückreise, besuchte Länder und Orte, Reisezweck
b) Buchungsnachweise: Flugtickets, Bahntickets, Mietwagenquittungen – belegen Zeitpunkt und Zielort der Reise
c) Hotelbuchungen/Rechnungen: Beleg für den Aufenthaltsort im Ausland
d) Geschäftskorrespondenz: E-Mails, Meetingeinladungen oder Verträge als Beleg für den beruflichen Anlass
e) Arbeitgeberbestätigung: Bei Arbeitnehmern: Bescheinigung des Arbeitgebers über die Dienstreise (oft Teil der Lohnunterlagen)
f) Lohnabrechnung: Nachweis über etwaige steuerfreie Arbeitgebererstattungen (verhindert Doppelabzug)
Das Finanzamt darf im Rahmen einer Betriebsprüfung oder Veranlagungsprüfung alle oben genannten Unterlagen anfordern. Die Aufbewahrungspflicht beträgt grundsätzlich vier Jahre ab Steuerfestsetzung – bei Selbstständigen mit Buchführungspflicht zehn Jahre für buchhalterische Unterlagen.
14. Wie wird der Verpflegungsmehraufwand bei Langzeitentsendungen ins Ausland behandelt?
Bei Langzeitentsendungen ins Ausland gilt die Dreimonatsfrist nach § 9 Abs. 4a Satz 6 EStG: Nach drei Monaten ununterbrochener Tätigkeit am selben ausländischen Tätigkeitsort entfällt der Anspruch auf steuerfreien Verpflegungsmehraufwand vollständig.
Die Dreimonatsfrist ist eine der wichtigsten und am häufigsten missverstandenen Regelungen im Reisekostenrecht. Sie funktioniert folgendermaßen:
a) Ab dem ersten Tag am ausländischen Tätigkeitsort beginnt die Dreimonatsfrist zu laufen
b) Nach genau drei Kalendermonaten (nicht 90 Tage) endet der Anspruch auf steuerfreien VMA
c) Unterbrechungsregel: Kehrt der Arbeitnehmer für mindestens vier Wochen nach Deutschland zurück und reist dann erneut aus, beginnt die Dreimonatsfrist neu
d) Urlaubs- und Krankheitstage unterbrechen die Frist grundsätzlich nicht – es sei denn, die Unterbrechung dauert vier Wochen oder länger
e) Bei Entsendungen auf neue Baustellen oder neue Projekte an unterschiedlichen Orten startet die Frist für jeden neuen Ort neu
Bei Langzeitentsendungen prüfen viele Unternehmen, ob nach Ablauf der Dreimonatsfrist statt des VMA andere steuerfreie Zuschüsse gewährt werden können – etwa Auslandszulagen nach § 3 Nr. 64 EStG für Mitarbeiter, die im Ausland nach deutschen öffentlich-rechtlichen Regelungen entsandt werden. Für die private Wirtschaft gibt es keine direkte Entsprechung, aber strukturierte Nettolohnvereinbarungen können helfen, die steuerliche Belastung nach Ablauf der VMA-Dreimonatsfrist zu optimieren.
15. Welche häufigen Fehler machen Arbeitnehmer beim Verpflegungsmehraufwand Ausland?
Die häufigsten Fehler sind: falsche Tagessätze aus veralteten Tabellen, falsche Anwendung der Mitternachtsregel bei Mehrländer-Reisen, fehlende Berücksichtigung der Mahlzeitenkürzung und das Übersehen der Dreimonatsfrist bei Entsendungen.
Diese Fehler kommen in der Praxis am häufigsten vor:
a) Inlandssatz statt Auslandssatz: Arbeitnehmer rechnen 28 Euro pro Tag ab, obwohl der länderspezifische Auslandssatz gilt – in Hochkostenländern ein echter Verlust
b) Veraltete BMF-Tabelle: Das Netz ist voll von Tabellen aus 2021 oder 2022. Wer diese verwendet, rechnet möglicherweise mit falschen Sätzen
c) Falsche Mitternachtsregel: Bei Mehrländer-Reisetagen wird das falsche Land als maßgeblich eingetragen
d) Doppelter Ansatz bei Eintagesreisen: An- und Abreise am selben Tag wird doppelt mit 80 % berechnet statt einmal
e) Mahlzeitenkürzung vergessen: Kostenlose Hotelfrühstücke oder Flugzeugmahlzeiten werden nicht als kürzungsauslösend erkannt
f) Dreimonatsfrist ignoriert: Auch nach drei Monaten wird weiter VMA angesetzt, obwohl der Anspruch erloschen ist
g) Währungsumrechnung fehlt: Bei Fremdwährungssätzen (CHF, GBP, USD) wird kein aktueller Umrechnungskurs angewandt, sondern ein falscher Pauschalwert verwendet
h) Doppelabzug: Arbeitgebererstattungen werden nicht vom Werbungskostenabzug in der Steuererklärung abgezogen
16. Wie hat sich die Auslandstabelle im Vergleich zu den Vorjahren verändert?
Die BMF-Auslandstabelle wird jährlich angepasst, um Währungsschwankungen und veränderte Lebenshaltungskosten abzubilden. Für 2024 wurden insbesondere Sätze für Länder mit starker Inflation oder signifikanten Wechselkursveränderungen angehoben.
Ein Vergleich der Entwicklung verdeutlicht die Dynamik der Tabelle:
| Land | Tagessatz 2022 | Tagessatz 2023 | Tagessatz 2024 | Währung |
|---|---|---|---|---|
| USA (allgemein) | 65 | 65 | 65 | USD |
| Schweiz | 93 | 93 | 93 | CHF |
| Großbritannien (London) | 83 | 83 | 83 | GBP |
| Japan | 64 | 67 | 70 | EUR |
| Türkei | 44 | 40 | 38 | EUR |
| Norwegen | 88 | 92 | 95 | NOK |
Interessant: Länder mit Hochinflation und schwacher Landeswährung (z.B. Türkei, Argentinien) tendieren dazu, in EUR-Äquivalenten günstiger zu werden, da das BMF die Sätze an die tatsächliche Kaufkraft anpasst. Länder mit stabiler Währung und hohen Lebenshaltungskosten (Norwegen, Schweiz, Island) zeigen eher steigende oder stabile Sätze.
Die Methodologie des BMF bei der Festsetzung der Sätze ist nicht vollständig öffentlich dokumentiert. Bekannt ist, dass Botschaftsdaten, Preisniveauvergleiche internationaler Organisationen (z.B. OECD-Daten) und Währungskursentwicklungen einfließen. Eine automatische Indexierung gibt es nicht – die Anpassung erfolgt diskretionär auf Basis des Verwaltungsschreibens.
Häufige Fragen zum Verpflegungsmehraufwand Ausland 2024
Nein. Das Gesetz sieht ausschließlich den Ansatz der Pauschbeträge vor. Tatsächliche Kosten über den Pauschbetrag hinaus können steuerlich nicht geltend gemacht werden – weder als Werbungskosten noch als Betriebsausgaben. Die Pauschalen sind abschließend.
Ja, auch Tagesreisen ins Ausland ohne Übernachtung lösen den Anspruch auf den Auslandspauschbetrag aus. Bei Abwesenheit von mindestens acht Stunden gilt der 80-%-Satz des Ziellandes. An- und Abreisetagen greift die automatische 80-%-Regelung unabhängig von der Dauer.
Wenn der Arbeitgeber keine Erstattung leistet, können Arbeitnehmer den vollen Auslandspauschbetrag als Werbungskosten in der Steuererklärung (Anlage N) geltend machen. Eine Pflicht des Arbeitgebers zur Erstattung besteht arbeitsrechtlich nur, wenn Tarifvertrag oder Arbeitsvertrag dies vorsehen.
Für Länder, die nicht in der BMF-Auslandstabelle aufgeführt sind, gilt der deutsche Inlandssatz: 28 Euro für Ganztage und 14 Euro für An-/Abreisetage bzw. Abwesenheiten ab acht Stunden. Dieser Auffangsatz ist gesetzlich vorgeschrieben.
Das BMF gibt einige Sätze in Fremdwährung (CHF, GBP, USD, NOK etc.) an. Für die Steuererklärung und Reisekostenabrechnung rechnen Sie zum EZB-Referenzkurs des jeweiligen Reisetages in Euro um. Kursbelege sollten dokumentiert werden.
Fazit
Der Verpflegungsmehraufwand Ausland 2024 ist ein präzise geregeltes, aber in der Anwendung komplexes Steuerinstrument. Die BMF-Tabelle mit über 200 Ländersätzen bietet klare Pauschalbeträge, die weder verhandelbar noch durch Einzelnachweise ersetzbar sind. Wer die Mitternachtsregel bei Mehrländer-Reisen, die korrekte An- und Abreiseberechnung sowie die Mahlzeitenkürzungsregeln sauber anwendet, schöpft das volle Potenzial der Steuerersparnis aus. Die Dreimonatsfrist ist die kritischste Grenze bei Langzeitentsendungen – ihr Ablauf eliminiert den steuerfreien VMA vollständig. Arbeitnehmer ohne Arbeitgebererstattung sollten Auslandspauschalen konsequent als Werbungskosten in der Anlage N geltend machen. Selbstständige tragen die Beträge als Betriebsausgaben ein. In beiden Fällen gilt: Sorgfältige Dokumentation der Reisedaten schützt vor Rückfragen des Finanzamts und sichert den vollen steuerlichen Vorteil ab.
